Mit wenigen Klicks einschätzen zu können, wo im Unternehmen die Kostentreiber schlummern, ist selbst im Digitalzeitalter kein Standard. Ein unternehmensweites Spend Management kann helfen, alle Ausgaben im Blick zu behalten und für effiziente Prozesse zu sorgen.

Eine einheitliche Kostenübersicht zu erstellen und zu pflegen, ist eine echte Herausforderung. Das zeigt sich im Privaten alljährlich bei der Steuererklärung. Die meisten Unterlagen sind schnell zusammengetragen, doch dann kommt der berüchtigte „Schuhkarton“ zum Einsatz. Ein Sammelsurium aus Kassenzetteln, Abrechnungen und Notizen mit dem Hinweis, dass einige Rechnungen noch digital herumschwirren. Dieser Zustand lässt sich auch auf Unternehmen übertragen, wo diverse Abteilungen Kosten verursachen, die es in eine einheitliche Ausgabenübersicht zu überführen gilt.

Genau diese Übersicht ermöglicht das Spend Management für Unternehmen. Es ist eine bewährte Methode zur Verwaltung aller Lieferantenbeziehungen und operativen Kosten – von erbrachten Dienstleistungen bis zur Rohstoffbeschaffung. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Rechnungen und Belege für die Erstellung von Jahresabschlüssen korrekt abgebildet werden. In einem gut aufgesetzten Ausgabenmanagement werden sämtliche Eingangsrechnungen erfasst und eine vertragsgerechte Zahlung an alle Lieferanten sichergestellt. Dadurch wird nicht nur die Arbeit der Buchhaltung, sondern auch die der Einkaufsabteilung vereinfacht.

Spend Management gehört noch nicht zur Tagesordnung

Vor allem im Einkauf zeigt sich im Alltag immer wieder, wie schwer es ist, alle Ausgaben im Blick zu behalten. Eine aktuelle Studie des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) hat dieses Thema beleuchtet und macht die Notwendigkeit elektronischer Lösungen in diesem Zusammenhang deutlich. Demnach kämpft über die Hälfte der befragten Einkäufer noch immer mit Papierbergen und räumt ein, weit weg von dem zu sein, was technisch möglich wäre. „Die Bedeutung des Einsatzes elektronischer Lösungen zur Optimierung der Beschaffungsaktivitäten wird noch nicht in jedem Unternehmen erkannt. Das gilt insbesondere für Klein- und Mittelstandsbetriebe“, betont BME-Hauptgeschäftsführer Dr. Silvius Grobosch. „Hier ist vor allem der Einkäufer gefragt. Denn er ist Treiber dieses Prozesses. Schließlich geht es um nichts Geringeres als um die digitale Transformation ganzer Wertschöpfungs- und Lieferketten.“

Um die Wertschöpfungsketten im Einkauf zu optimieren, setzen Unternehmen laut der Studie vermehrt auf einen vollautomatisierten Daten- und Dokumentenaustausch. Wichtigste Voraussetzung dabei: Der Austausch muss in beide Richtungen funktionieren. Das heißt sowohl der Lieferant, als auch das einkaufende Unternehmen müssen die nötigen technischen Voraussetzungen dafür schaffen – dann kann der Datenaustausch bestenfalls sogar ohne zusätzliche Nachprüfung geschehen. Doch häufig scheitert ein effizientes Spend Management genau daran, da lieferantenseitig keine einheitlichen elektronischen Prozesse abbildbar sind. Laut Aussage der Befragten seien vor allem kleinere Lieferanten technisch nicht in der Lage, sich an verschiedene Kundensysteme anzubinden.

Der Blick in die Praxis zeigt deutlich, dass ein gut organisiertes Spend Management eine digitale, unternehmensweite und vor allem unternehmensübergreifende Basis benötigt, die mit einer elektronischen Beschaffung allein nicht gegeben ist. Um Herauszufinden, welche Grundlagen dafür im Unternehmen geschaffen werden müssen, sollten sich alle beteiligten Fachabteilungen vorab über die Ziele von Spend Management bewusst werden. Das Fachmagazin „Einkaufsmanager“ hat die „10 wichtigsten Ziele“, die mit Spend Management erreicht werden, zusammengetragen. Dazu zählt u. a., dass neben der Einführung von einheitlichen Prozessen im gesamten Einkaufs- und Beschaffungswesen nur bei freigegebenen Lieferanten bestellt werden darf. Als übergeordnetes Ziel kann die Entlastung des Einkaufs angesehen werden, indem die operativen Tätigkeiten verringert werden, sodass mehr Zeit für die strategischen Themen bleibt.

Einen Beitrag zur Reduzierung des operativen Aufwands können E-Procurementsysteme leisten, die Beschaffungsvorgänge digital und einheitlich gestalten. Systemanbieter wie OpusCapita ermöglichen mit ihren Lösungen die Analyse und Steuerung aller Prozesse für die Beschaffung sowie die Verwaltung und Optimierung der gesamten Ausgaben. Kosten zu sparen, spielt dabei eine untergeordnete Rolle, der Fokus liegt auf der Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung. Die können zum Beispiel durch die Nutzung von Online-Beschaffungsplattformen und -netzwerken erreicht werden. Da auf Plattformen zahlreiche Lieferanten an einem Ort verfügbar sind, können Einkäufer Beschaffungsprozesse zentralisiert, einheitlich und digital abwickeln.

Digitale Lösungen unterstützen das Spend Management

Mit dem „B2B-Netzwerk Unite“ können sich Einkäufer beispielsweise direkt via API-Schnittstelle verbinden und müssen ihre gewohnte Einkaufsumgebung nicht verlassen, um bei vorintegrierten Lieferanten online einzukaufen. Außerdem können eigene Lieferanten zum Unite Netzwerk hinzugefügt und bereits verhandelte Konditionen individuell abgebildet werden. Das erfüllt nicht nur den Anspruch des Spend Managements nach geschlossenen Prozessen, sondern sorgt auch für Transparenz und Kontrolle der Ausgaben. Über einen zentralen Zugang kann der Einkauf auf eine Vielzahl von Lieferanten zugreifen, ohne die Kreditorenanzahl in der Buchhaltung zu erhöhen. Mittels des „Single-Creditor-Modells“ ist es bei Unite möglich, bei unterschiedlichen Lieferanten zu bestellen und eine gesammelte Rechnung zu erhalten, sodass in der Buchhaltung nur ein Kreditor angelegt und gepflegt werden muss. Für das Spend Management minimiert sich dadurch der Kontrollaufwand enorm. Plattformen bilden damit eine gute Ergänzung; die Basis für ein effizientes Spend Management muss allerdings im Unternehmen geschaffen werden. Dabei verhält es sich wie bei der Steuererklärung: Hat man sich erstmal überwunden anzufangen, geht die Umsetzung schneller als gedacht und am Ende lohnt es sich mit Sicherheit.