Einkäufe dokumentieren mit dem Unite Einkaufsprotokoll

Bei jeder Bestellung auf Unite wird im Einkaufsprotokoll transparent festgehalten, welche Angebote und Kriterien Ihrer Auswahl zugrunde lagen. Es wird automatisch erstellt und enthält wertvolle Informationen zu Ihren Ausgaben, von der Auswahl der Angebote bis hin zu detaillierten Preisaufschlüsselungen.

So greifen Sie auf das Einkaufsprotokoll zu

Das Einkaufsprotokoll ist im Bestellarchiv zu finden.

Der Administrator hat Zugriff auf das Bestellarchiv:

• Melden Sie sich über den Webbrowser in Ihrem Unite Konto an.

• Klicken Sie auf „Konto“ am oberen rechten Bildschirmrand und wählen Sie den Menüpunkt „Bestellarchiv“.

Inhalte des Einkaufsprotokolls

Das Einkaufsprotokoll enthält folgende Abschnitte:

• Liste der Bedarfe: Unter „Bedarfsanforderung“ finden Sie eine Übersicht aller angeforderten Bedarfe ohne Lieferantenbezug.

• Angebotsauswahl: Unter „Angebotsauswahl“ sehen Sie die ausgewählten Lieferanten und Artikel, inklusive Konditionen und Zusammensetzung des Warenkorbs.

• Angebotsübersicht: Zusammenfassung aller erhaltenen Angebote.

• Auswahlkriterien und Begründung: Die „Berechnung des Total Cost of Ownership“ listet die Auswahlkriterien auf und gegebenenfalls individuell hinzugefügte Begründungen.

• Liste an Angeboten: Drei Angebote pro Bedarf, wie gesetzlich vorgeschrieben. Lagen weniger als drei Angebote vor, werden drei Anbieter aus der jeweiligen Produktkategorie aufgeführt.

Ihre Entscheidung begründen

Als Bedarfsanforderer können Sie vor Absenden Ihres Warenkorbs eine zusätzliche Begründung für Ihre Entscheidung angeben – zum Beispiel, wenn Sie auf die Warenkorboptimierung verzichten. Die zusätzliche Begründung erscheint sowohl im Einkaufsprotokoll als auch im erweiterten Bestellreport. In manchen Fällen ist die zusätzliche Begründung ein Pflichtfeld.