Zarządzanie użytkownikami i proces zatwierdzania zamówień

Jako administrator uzyskujący internetowo dostęp do Unite, masz kontrolę nad sposobem zarządzania swoim kontem i jego użytkownikami. Poniżej dowiesz się, jak zarządzać użytkownikami w swojej organizacji, przypisywać im uprawnienia, konfigurować proces zatwierdzania zamówień i ustawiać zastępstwa na wypadek Twojej nieobecności.

Jak zarządzać użytkownikami 

Zaloguj się na swoje konto i wybierz zakładkę „Zarządzanie użytkownikami”.  

Dodawanie nowego użytkownika 

Kliknij „Nowy użytkownik”, wprowadź potrzebne informacje i wybierz „Zapisz”. Pracownik zostaje automatycznie dodany do konta firmowego, otrzyma aktywacyjnego maila i zostanie umieszczony pod Tobą w hierarchii zakupów. 

Usuwanie konta użytkownika 

Wybierz trzy niebieskie kropki obok nazwiska pracownika i kliknij „Usuń”. Po potwierdzeniu wyboru użytkownik nie będzie już miał dostępu do konta firmowego.   

Jak przypisać uprawnienia użytkownikom

Aby przypisać uprawnienia użytkownikom, kliknij trzy niebieskie kropki obok użytkownika i wybierz „Zarządzaj”. Możesz także kliknąć „Zarządzaj” pod nazwą użytkownika. 

W tym miejscu możesz przypisać następujące uprawnienia: 

Przypisać adres na fakturę i dostawy 

Wybierz „Adresy” Następnie wybierz adresy faktury i dostawy, które chcesz przypisać użytkownikowi. 

Przypisywanie rodzajów i miejsc powstawania kosztów 

W zakładce „Przyporządkowanie kosztów” można zdefiniować rodzaje kosztów i miejsca powstania kosztów, z których może korzystać wybrany pracownik. 

Przypisanie budżetu i warunków zatwierdzania 

W zakładce „Zasady zatwierdzania” można wybrać sposób zatwierdzania zamówień: manualnie lub automatycznie. Można również wybrać automatyczne zatwierdzanie wszystkich zamówienia na następujących zasadach: do kreślonej wartości za zamówienie, za pozycję, na miesiąc, na kwartał, na rok.

W ramach określonego budżetu pracownik może sam podejmować decyzje o zamówieniu. Jeżeli wartość zamówienia przekroczy budżet, konieczne będzie manualne zatwierdzenie zamówienia przez przełożonego (następnego użytkownika w hierarchii). To samo dotyczy manualnego zatwierdzania. 

Nadawanie uprawnień  

W zakładce „Uprawnienia” można nadać uprawnienia każdemu użytkownikowi takie jak np. dodawanie własnego adresu dostawy, zarządzanie rodzajem i miejscem powstawania kosztów, dodawanie zamawiających, centralne potwierdzanie otrzymania towaru, uzyskiwanie dostępu do danych wszystkich zamówień w raportach historii zamówień oraz uzyskiwanie dostępu do danych opłat serwisowych w raportach zamówień. 

Jak zarządzać hierarchią zakupową 

Przejdź do „Zarządzania użytkownikami” i kliknij „Hierarchia” w prawym górnym rogu.  

Przeciągnij i upuść użytkownika na żądaną pozycję lub kliknij użytkownika i wybierz nowego z prawami do autoryzacji. Użytkownicy umieszczeni w hierarchii zakupowej w miejscu, w którym użytkownik został usunięty, są automatycznie przypisywani do następnej wyższej pozycji w hierarchii. 

Jak ustawić proces zatwierdzania zamówień 

Przypisanie budżetu i warunków zatwierdzania 

Przypisanie warunków w ramach „Zasad zatwierdzania” zostało wyjaśnione wyżej.

Jak zatwierdzić zapytanie użytkownika 

Zatwierdzanie zapytań zakupowych: przejdź do zakładki„Zapytania do Działu Zakupów”, gdzie znajdują się zamówienia wymagające zatwierdzenia. Kliknij „Edytuj”, aby wprowadzić zmiany, „Odrzuć”, aby usunąć zamówienie i „Zatwierdź”, aby je zatwierdzić. Odrzucając zapytanie, można w komentarzu umieść dodatkowe informacje. Komentarz zostanie wyświetlony w wiadomości e-mail do użytkownika oraz w archiwum zamówień w obszarze „Odrzucone zapytania do Działu Zakupów”.

Sprawdzenie statusu

Sprawdź status na niższych poziomach zatwierdzenia: na tej samej stronie możesz wyświetlić zapytania zakupowe oczekujące na zatwierdzenie przez innych użytkowników. Można zmienić status tych zapytań np. jeśli osoba odpowiedzialna za zatwierdzenie jest nieobecna. Zgłaszający otrzyma wiadomość e-mail dla każdego edytowanego zapytania.

Jak ustawić zastępstwa na czas nieobecności 

W przypadku choroby lub dłuższego urlopu można dodać użytkownika, który będzie mógł zatwierdzać zamówienia w Twoim imieniu. Aby dowiedzieć się więcej, przejdź na stronę z informacjami.