Im Bestellarchiv finden Sie eine chronologische Übersicht all Ihrer bisherigen Bestellungen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie auf das Bestellarchiv zugreifen, Bestellungen verwalten, Daten exportieren und Berechtigungen zuweisen können.
Auf das Bestellarchiv zugreifen
Web-Zugang
Nach dem Login öffnen Sie das Dropdown-Menü unter „Konto“ und klicken auf „Bestellarchiv“. Alternativ können Sie den Menüpunkt „Bestellarchiv“ direkt in Ihrem Benutzerkonto aufrufen.
PunchOut-Zugang
Beim PunchOut-Zugang hat ausschließlich der Kontoadministrator Zugriff auf das Bestellarchiv. Der Zugang erfolgt über Login in das Unite Konto im Web.
Übersicht des Bestellarchivs
Im Bestellarchiv sehen Sie all Ihre Bestellungen aus sämtlichen Katalogen, einschließlich aus Rahmenkatalogen. Jede Bestellung wird mit hilfreichen Informationen angezeigt: Bestellnummer, Bestelldatum, Gesamtkosten, Name des Käufers, größter Artikel der Bestellung, Bestellstatus (inklusive Versandinformationen bei bestätigten Bestellungen), zugehörige Dokumente sowie die Aktionsspalte.
Für Nutzer der Web-Version, die die Nutzerverwaltung mit Freigabeprozessen eingerichtet haben, sieht der Kontoadministrator abgelehnte Bestellungen am Seitenende unter „Abgelehnte Bedarfsanforderungen“.
Sie können eine vergangene Bestellung über die Eingabe einer Artikelbeschreibung oder Bestellnummer im Suchfeld finden. In der Aktionsspalte finden Sie drei Buttons in folgender Reihenfolge: Details zur Bestellung, Rückgabe anfordern, Wareneingang bestätigen (graues Häkchen) bzw. Wareneingang wurde bestätigt (grünes Häkchen).
Für die Schnellansicht einer Bestellung klicken Sie auf den Pfeil neben der jeweiligen Bestellnummer.
Die Versandkosten einer Bestellung können Sie schnell einsehen, indem Sie in der Statusspalte auf „Versandinformationen anzeigen“ klicken.
Bestellungen im Bestellarchiv verwalten
Bestelldetails anzeigen
Um Details zu einer Bestellung einzusehen, klicken Sie rechts auf den Button „Bestelldetails anzeigen“.
So gelangen Sie zur Detailseite mit Bestellnummer, Ihrer Kundennummer und E-Mail, Rechnungs- und Lieferadresse, Zahlungsart sowie den bestellten Artikeln.
Bestellung als PDF-Dokument herunterladen
Klicken Sie auf der Seite mit den Bestelldetails rechts auf das Druckersymbol.
Dadurch öffnet sich ein Fenster mit dem PDF-Dokument zum Drucken.
Artikel erneut bestellen oder Nachbestellungen tätigen
Klicken Sie auf den Pfeil neben der Bestellnummer, um die Artikel der Bestellung einzusehen. Klicken Sie dann unter dem Artikel, den Sie nachbestellen wollen, auf den Button „In Warenkorb legen“.
Hinweis: Der Button wird nur angezeigt, wenn der Artikel noch auf Unite verfügbar ist.
Alternativ können Sie nach dem Klick auf eine Bestellung rechts auf das Warenkorb-Symbol („Neue Bestellung mit gleichen Produkten erzeugen“) klicken.
Klicken Sie in der Aktionsspalte rechts auf das Häkchen-Symbol der jeweiligen Bestellung.
Daraufhin öffnet sich ein Fenster mit einer Zusammenfassung der Bestellung. Mit der Buchung des Wareneingangs:
erhalten Sie eine Benachrichtigung über die Speicherung des Wareneingangs
wird Ihre Buchhaltung über den Wareneingang informiert, einschließlich einer Zahlungsfreigabe (sofern eine Standard-Rechnungsadresse hinterlegt ist).
Wenn Sie als Administrator die Nutzerverwaltung und Freigabeprozesse von Unite nutzen und Ihren Bedarfsanforderer informieren möchten, wählen Sie die Option „Kopie an den Bedarfsanforderer senden“.
Retoure/Reklamation anfordern
Gehen Sie zu der Bestellung, die Sie zurücksenden möchten. In der Aktionsspalte klicken Sie auf den geschwungenen Pfeil, um das Retouren-/Reklamationsformular zu öffnen.
Sie können vergangene Bestellungen für einen ausgewählten Zeitraum als Excel-Datei exportieren. Dies eignet sich besonders zur Auswertung von Bestellungen, z. B. nach Produktgruppe, Kostenstelle oder Käufer.
Klicken Sie neben dem Suchfeld auf „Bestellarchiv exportieren“.
Wählen Sie den gewünschten Zeitraum und klicken Sie auf „Exportieren“, um die Excel-Datei herunterzuladen.
Der maximale Zeitraum zum Export beträgt 365 Tage.
Die Excel-Datei enthält Details zu allen bestellten Artikeln im gewählten Zeitraum, darunter Bestellnummer, Artikeldetails, ECLASS, Hersteller, Lieferantennummer, Kostenstelle, Kostenart, Rechnungs- und Lieferadresse sowie Wareneingangsbestätigungen.
Erweiterte Bestell-Reports abrufen und herunterladen
Für detaillierte Informationen wie CO2-Daten, Mehrwertsteuer oder Servicegebühren können Sie den erweiterten Bestell-Report über „Neu: Erweiterter Report“ neben dem Suchfeld herunterladen.
Sie werden zur Unite Login-Seite weitergeleitet. Melden Sie sich mit Ihrem Nutzernamen und Passwort an. Alternativ können Sie direkt auf den Link gehen und sich anmelden.
Wählen Sie den Zeitraum und das Dateiformat (Excel oder CSV), das Sie herunterladen möchten und klicken Sie auf „Export vorbereiten“.
Nachdem der Download abgeschlossen ist, erscheint eine Bestätigungsmeldung. Klicken Sie nun auf „Bestellhistorie herunterladen“.
Weitere Informationen zur Datenanalyse mit dem erweiterten Report finden Sie im Artikel „Bestellungen mit erweiterten Bestell-Reports analysieren“.
Hinweis: Die Benutzeroberfläche für den erweiterten Bestell-Report ist derzeit auf Deutsch und Englisch verfügbar.
Rechte für das Bestellarchiv zuweisen
Web-Zugang
Im Menüpunkt „Nutzerverwaltung“ können Sie Nutzern Rechte zuweisen.
In den Nutzereinstellungen klicken Sie auf den Menüpunkt „Nutzerrechte“ und wählen die Optionen: zentralen Wareneingang buchen, Zugriff auf Bestelldaten und/oder auf Daten zur Servicegebühr in Bestell-Reports zugreifen. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.
PunchOut-Zugang
Senden Sie eine E-Mail an support.at@unite.eu mit Ihrer Kundennummer und der E-Mail-Adresse des Nutzers, dem Sie Rechte zuweisen wollen. Unser Support Team informiert Sie über die nächsten Schritte.
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