Bei jeder Bestellung auf Unite wird im Einkaufsprotokoll transparent festgehalten, welche Angebote und Kriterien Ihrer Auswahl zugrunde lagen. Es wird automatisch erstellt und enthält wertvolle Informationen zu Ihren Ausgaben, von der Auswahl der Angebote bis hin zu detaillierten Preisaufschlüsselungen.
Sie finden das Einkaufsprotokoll in Ihren Bedarfsanforderungen und, nachdem die Anforderung genehmigt wurde, im Bestellarchiv. Melden Sie sich bei Ihrem Konto an und klicken Sie auf den Menüpunkt „Bestellarchiv“.
PunchOut-Zugang
Nutzen Sie Unite per PunchOut, kann ein Link zum Einkaufsprotokoll an Ihr System übertragen werden.
Oder gehen Sie zum Bestellarchiv auf Unite. Im PunchOut-Setup hat nur der Kontoadministrator Zugriff auf das Bestellarchiv. Sie greifen darauf zu, indem Sie sich über einen Web-Browser in Ihrem Unite Konto anmelden und den oben beschriebenen Vorgang ausführen.
Inhalte des Einkaufsprotokolls
Hinweis: Um vergaberechtliche Prozesse zu unterstützen, werden ausschließlich für den öffentlichen Sektor die Lieferanten mit Klarnamen aufgelistet.
Das Einkaufsprotokoll enthält folgende Abschnitte:
Liste der Bedarfe: Unter „Bedarfsanforderung“ finden Sie eine Übersicht aller angeforderten Bedarfe ohne Lieferantenbezug.
Angebotsauswahl: Unter „Angebotsauswahl“ sehen Sie die ausgewählten Lieferanten und Artikel, inklusive Konditionen und Zusammensetzung des Warenkorbs.
Angebotsübersicht: Zusammenfassung aller erhaltenen Angebote.
Auswahlkriterien und Begründung: Die „Berechnung des Total Cost of Ownership“ listet die Auswahlkriterien auf und gegebenenfalls individuell hinzugefügte Begründungen.
Liste an Angeboten: Drei Angebote pro Bedarf, wie gesetzlich vorgeschrieben. Lagen weniger als drei Angebote vor, werden drei Anbieter aus der jeweiligen Produktkategorie aufgeführt.
Ihre Entscheidung begründen
Als Bedarfsanforderer können Sie vor Absenden Ihres Warenkorbs eine zusätzliche Begründung für Ihre Entscheidung angeben – zum Beispiel, wenn Sie auf die Warenkorboptimierung verzichten. Die zusätzliche Begründung erscheint sowohl im Einkaufsprotokoll als auch im erweiterten Bestellreport.
Tipp: Wir empfehlen Ihnen die regelmäßige Sicherung Ihrer Reports zur Erfüllung Ihrer Archivierungspflicht.
Zugriff auf das Einkaufsprotokoll gewähren
Web-Version
Unter „Nutzerverwaltung“ können Sie Nutzern Berechtigungen zuweisen.
Klicken Sie in der Nutzerverwaltung auf „Nutzerrechte“ und wählen Sie „auf das Einkaufsprotokoll zugreifen“. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.
PunchOut-Zugang
Senden Sie eine E-Mail an service.at@unite.eu mit Ihrer Kundennummer und der E-Mail-Adresse des Nutzers, dem Sie Rechte zuweisen möchten. Unser Kundenservice wird sich bei Ihnen melden.
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