Elektronische Rechnung (E-Rechnung)

Erfahren Sie, wie Unite Sie beim Umstieg auf die elektronische Rechnung (E-Rechnung) in Übereinstimmung mit den EU-Vorschriften unterstützt. Lernen Sie alles über Formate, Übertragungswege und wie Sie starten können – egal, ob Sie ein Unternehmen oder eine öffentliche Einrichtung sind.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein digitales Dokument, das die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen wie eine herkömmliche Papierrechnung enthält. Im Gegensatz zu PDF-Dateien sind E-Rechnungen maschinenlesbar und folgen standardisierten Formaten, was eine automatisierte Übernahme und Verarbeitung in Finanzsystemen ermöglicht.

Vorteile:

• Schnellere Bearbeitung

• Weniger Fehler

• Erfüllung der EU-Richtlinie 2014/55/EU und EN 16931

E-Rechnungen für Unternehmen (B2B)

Bei Interesse am Erhalt von E-Rechnungen abweichend von ZUGFeRD nehmen Sie bitte Kontakt mit Ihrem Unite Ansprechpartner auf.

UBL Muster

Wir stellen Ihnen zwei UBL Muster als Download zur Verfügung. Empfohlen wird von uns die Vorlage KoSIT-xrechnung_3.0.

Übertragungswege

Unite unterstützt zwei Übertragungswege:

• E-Mail: ZUGFeRD/XML-Anhänge

• Peppol-Netzwerk: Sichere, standardisierte Übermittlung (weitere Informationen unter https://peppol.org/)

Voraussetzungen für den Empfang von E-Rechnungen 

Um E-Rechnungen empfangen zu können, muss Ihre Organisation:

• XML-Anhänge per E-Mail empfangen können, oder

• Im Peppol-Netzwerk mit einer gültigen Umsatzsteuer-ID (USt-IdNr.) oder GLN registriert sein

Wenn mehrere Gesellschaften Bestellungen über Ihr Konto/Ihre Kundennummer aufgeben, kann dies die Zustellung erschweren und eine Prüfung durch Unite erforderlich machen.

E-Rechnungen für öffentliche Einrichtungen (B2G)

Seit November 2020 ist die E-Rechnung für öffentliche Auftraggeber verpflichtend. Unite unterstützt dies über den Webservice via Peppol des Bundes ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes). Hier sind nur E-Rechnungen in der aktuellen Version des Standards XRechnung (UBL) übermittelbar.

Um dies zu aktivieren:

1. Gehen Sie zu „Organisation“ und klicken Sie auf „Einstellungen für die Beschaffung“

2. Setzen Sie das Häkchen bei „öffentliche Auftraggeber“ und klicken Sie auf „Speichern“.

3. Gehen Sie zu „Organisation“ und klicken Sie auf „Adressen“. Aktualisieren Sie die Leitweg-ID in Ihrer Rechnungsadresse.