EDI-Schnittstellen für die Bestellabwicklung

Unite ermöglicht einen automatisierten, effizienten Austausch von Geschäftsdokumenten – von der Bestellung über die Auftragsbestätigung und das Lieferavis bis hin zur Rechnung. Auf dieser Seite finden Sie alle Informationen zur elektronischen Dokumentenverarbeitung über EDI-Schnittstellen. 

Ablauf der technischen Anbindung

Nach Abschluss aller kaufmännischen Vorbereitungen beginnt die technische Anbindung in drei Phasen: 

Phase 1: Vorbereitung und Beratung 

Unite unterstützt Sie bei der Planung und technischen Vorbereitungen der Schnittstelle(n) und klärt alle Details – von Prozessen und inhaltlichen Besonderheiten bis hin zu Format und Transportprotokoll.  

Phase 2: Entwicklung und Qualitätsprüfung 

Gemeinsam richten wir eine Testumgebung für den Austausch von Dokumenten ein, die die Produktiv-Umgebung möglichst realitätsnah abbildet. Testdaten können im Vorfeld auch per E-Mail ausgetauscht werden, um eventuelle Wartezeiten effizient zu überbrücken. Anhand der Testdokumente erfolgt die Konfiguration der Schnittstelle. Gegebenenfalls werden weitere Testfälle durchgeführt, um eine korrekte Interpretation der Dokumente sicherzustellen. Auch die erfolgreiche Übermittlung wird geprüft. 

Phase 3: Go-Live 

Nach erfolgreich abgeschlossenen Tests werden im Unite Live-System sowie bei Ihnen die Zugänge eingerichtet und die Schnittstelle aktiviert. Die produktive Datenübertragung kann starten.

Überblick über die EDI-Schnittstellen 

Für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten bietet Unite folgende Schnittstellen an: 

• Bestellung (Purchase Order)

• Auftragsbestätigung (Order Response) – inkl. Liefertermin und ggf. Preisabweichung 

• Lieferavis (Delivery Note / Dispatch Notification) – inkl. Versanddatum, Spediteur/Logistikdiensleister, Paketnummer und Seriennummern 

• Rechnung (Invoice) – inkl. Lieferdatum und Seriennummern

Unterstützte Formate und Transportprotokolle 

Unite setzt für die maschinelle Verarbeitung von Dokumenten auf das Standardformat openTRANS 1.0 und das Übertragungsprotokoll HTTPS. Diese Kombination bildet den offiziellen Unite Standard für EDI-Schnittstellen für Lieferanten.

Individuelle Dateiformate und Schnittstellen 

Sie benötigen ein anderes Format oder einen abweichenden Übertragungsweg? Gern entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen eine individuelle Schnittstelle, die Ihren Anforderungen entspricht. Bitte nehmen Sie dazu Kontakt mit uns auf.

Informationen zur Unite Bestellnummer 

Viele Kunden übergeben bei Bestellung ihre system-eigene Auftragsnummer (Kunden-Bestellnummer) an Unite. Bitte stellen Sie sicher, dass diese Nummer auf dem Paketlabel, dem Lieferschein und der Rechnung angegeben wird – so ermöglichen Sie eine eindeutige Zuordnung.

Unite erzeugt bei Eingang einer Kundenbestellung eine eigene (interne) Bestellnummer. Diese wird überschrieben, wenn der Kunde eigene Bestellnummern verwendet.

Bei der Bestellung an den Lieferanten wird eine Ordernummer (Lieferantenbestellnummer) generiert.

Die Nummer ist zweigeteilt, um sowohl die Kunden- als auch die Lieferanten-Bestellnummer abbilden zu können. Sie kann somit bis zu 21 Zeichen lang sein, enthält ein Minuszeichen und möglicherweise andere Sonderzeichen aus dem Kundensystem. Ihr System sollte in der Lage sein, beide Bestandteile der Bestellnummer separat zu identifizieren. 

Beispiele: 

• 90654321-4610123456 (normale Unite Bestellnummer) 

• 5001234567-4610123456 (kundenindividuelle Bestellnummer) 

• PO-S@MPL3-4610123456 (kundenindividuelle Bestellnummer mit Sonderzeichen) 

Für die Übergabe der Auftragsnummer des Kunden verwendet Unite standardmäßig die dritte Adresszeile. Die Unite Bestellnummer wird in dem Feld ORDER_ID übergeben. 

Kontakt 

Sie haben Interesse an der elektronischen Dokumentenverarbeitung per EDI? Wir beraten Sie gern und begleiten Sie durch den gesamten Onboarding-Prozess. Bitte wenden Sie sich direkt an Ihre Unite Kontaktperson.