Self-billing
Met self-billing kun je ontvangen bestellingen automatisch zelf afrekenen, zonder dat je een leveranciersfactuur manueel moet verwerken. Je ERP-systeem maakt op basis van de bevestigde goederenontvangst een document aan en initieert de betaling (self-billing).
Terugbetalingen (bijv. door retourzendingen) worden via dezelfde interface als debetmeldingen verwerkt. Deze functie is al geïmplementeerd tijdens de configuratie.
Een interface voor verzendmeldingen is verplicht als je self-billing gebruikt. Zo kan de goederenstatus worden afgestemd tussen jouw ERP-systeem en Unite.
Vereiste gegevens voor gegevensuitwisseling
Hieronder vind je de belangrijkste velden die nodig zijn voor een vlotte bestelverwerking. Verplichte veldenzijn aangegeven met een asterisk (*). De velden zijn onderverdeeld in algemene (met betrekking op je volledige bestelling) en specifieke (met betrekking op bestelposities).
Belangrijk: controleer of alle gegevens ingevuld zijn en volg de richtlijnen in onderstaande tabel voor een vlotte verwerking.
Gegevens voor volledige bestelling
Richtlijnen | |
Documentnummer* | Doorlopend en uniek nummer |
Documentdatum* | Aanmaakdatum van de creditnota |
BTW‑nummer van de dienstverlener* | BTW-nummer van Unite (landgebonden) |
BTW‑nummer van de ontvanger* | BTW-nummer van de klant |
Adres van de dienstverlener* | Volledig adres (naam, straat, postcode, plaats, landcode) van de nationale vestiging van Unite |
Adres van de ontvanger* | Volledig adres (naam, straat, postcode, plaats, landcode) van de ontvanger Voer een postbus in zoals een straat (bijv. postbus 1234) |
Valuta* | bijv. EUR voor euro |
Factuurtype* | Bepaalt het soort betaling en maakt een onderscheid tussen creditnota en debetmelding Meestal als woord (bijv. ‘creditnota’/‘debetmelding’), in sommige formaten doorgegeven via een code |
Gegevens per bestelpositie
Richtlijnen | |
Artikelnummer | Artikelnummer van Unite (zoals uit de bestelling of in punch-out) |
Artikelbeschrijving | Optioneel: korte beschrijving van artikel(en) |
Aantal* | Aantal artikelen op de factuur |
Besteleenheid* | Vastgelegde eenheid (bijv. stuk, pakket, fles) |
Prijs per eenheid* | Nettoprijs per eenheid (op basis van de prijs per aantal) |
Prijs per bestelpositie* | Nettoprijs van volledige bestelpositie (prijs per bestelpositie = aantal x prijs per eenheid / prijs per aantal) |
Prijs per aantal* | Aantal waarop de prijs per eenheid gebaseerd is |
Belasting* | Belastingpercentage als decimaal (bijv. 0,19 voor 19%) |
Datum van dienstverrichting | Datum van levering of goederenontvangst |
Bestelnummer* | Referentienummer van de bestelling, toegekend door je ERP‑systeem |
Bestelpositienummer* | Positie van vermelde artikel uit bestelling |
Totaal bedrag* | Het nettobedrag + belasting voor de volledige bestelling |
Formaten en transportprotocollen
Formaten
SAP IDOC XML GSVERF03 (standaard bij Unite)
openTRANS 1.0
EDIFACT (bijv. INVOIC D96A & D10A)
Let op: sommige formaten (zoals OpenTRANS of EDIFACT) bieden geen specifieke formaten aan voor self-billing. In deze gevallen wordt het bijbehorende factuurformaat gebruikt en aangepast. Met andere woorden, de klant (inkoper) neemt dan de rol van leverancier op zich en Unite (dienstverlener) de rol van klant.
Protocollen
HTTPS (standaard bij Unite)
AS2 via HTTP of HTTPS
FTPS (server is een eigen verantwoordelijkheid)
SFTP (server is een eigen verantwoordelijkheid)
POP3/SMTP
Voorbeeld
Download hieronder een voorbeeld (.zip-bestand) in ons standaardformaat SAP IDoc XML GSVERF03 met meer informatie.