Elektronische Rechnung (E-Rechnung)

Erfahren Sie, wie Unite Sie beim Umstieg auf die elektronische Rechnung (E-Rechnung) in Übereinstimmung mit den EU-Vorschriften unterstützt. Lernen Sie alles über Formate, Übertragungswege und wie Sie starten können – egal, ob Sie ein Unternehmen oder eine öffentliche Einrichtung sind.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein digitales Dokument, das die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen wie eine herkömmliche Papierrechnung enthält. Im Gegensatz zu PDF-Dateien sind E-Rechnungen maschinenlesbar und folgen standardisierten Formaten, was eine automatisierte Übernahme und Verarbeitung in Finanzsystemen ermöglicht.

Vorteile:

E-Rechnungen für Unternehmen (B2B)

Unterstützte Formate

ZUGFeRD (Unite Standard)

Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“:

Ein PDF-Dokument mit maschinenlesbarem XML-Anhang (CII Cross Industry Invoice).

UBL/XRechnung

Abkürzung für „Universal Business Language:

Ein maschinenlesbarer Datensatz im XML-Format.

Bei Interesse am Erhalt von E-Rechnungen abweichend von ZUGFeRD nehmen Sie bitte Kontakt mit Ihrem Unite Ansprechpartner auf.

Übertragungswege

Unite unterstützt zwei Übertragungswege:

  • E-Mail: ZUGFeRD/XML-Anhänge

  • Peppol-Netzwerk: Sichere, standardisierte Übermittlung (weitere Informationen unter https://peppol.org/)

Voraussetzungen für den Empfang von E-Rechnungen 

Um E-Rechnungen empfangen zu können, muss Ihre Organisation:

  • XML-Anhänge per E-Mail empfangen können, oder

  • Im Peppol-Netzwerk mit einer gültigen Umsatzsteuer-ID (USt-IdNr.) oder GLN registriert sein

Wenn mehrere Gesellschaften Bestellungen über Ihr Konto/Ihre Kundennummer aufgeben, kann dies die Zustellung erschweren und eine Prüfung durch Unite erforderlich machen.

E-Rechnungen für öffentliche Einrichtungen (B2G)

Unite übermittelt Rechnungen für öffentliche Einrichtungen über das PEPPOL-Netzwerk, direkt an Bund-AT (https://www.usp.gv.at/index.html).

Bitte setzen sie in ihrem Konto unter „Einstellungen“ den Haken bei „Öffentlicher Auftraggeber”.

Geben Sie bei jeder Bestellung die Einkäufergruppe am Anfang der Kundenbestellnummer an. Das ist ein 2- bis 3-stelliger Code aus Buchstaben und Zahlen. In Unite heißt er „Auftragsreferenz“. Nur so kann Ihre Rechnung dem richtigen Empfänger zugeordnet werden.

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