Einkäufe dokumentieren mit dem Unite Einkaufsprotokoll

Bei jeder Bestellung auf Unite wird im Einkaufsprotokoll transparent festgehalten, welche Angebote und Kriterien Ihrer Auswahl zugrunde lagen. Es wird automatisch erstellt und enthält wertvolle Informationen zu Ihren Ausgaben, von der Auswahl der Angebote bis hin zu detaillierten Preisaufschlüsselungen.

So greifen Sie auf das Einkaufsprotokoll zu

Web-Version

Sie finden das Einkaufsprotokoll in Ihren Bedarfsanforderungen und, nachdem die Anforderung genehmigt wurde, im Bestellarchiv. Melden Sie sich bei Ihrem Konto an und klicken Sie auf den Menüpunkt "Bestellarchiv".

PunchOut-Zugang

Nutzen Sie Unite per PunchOut, kann ein Link zum Einkaufsprotokoll an Ihr System übertragen werden. Nur der Administrator hat Zugriff auf das Bestellarchiv im PunchOut-Zugang, auf das Sie zugreifen können, indem Sie sich über das Internet bei Ihrem Unite-Konto anmelden und den oben beschriebenen Vorgang ausführen.

Inhalte des Einkaufsprotokolls

Das Einkaufsprotokoll enthält folgende Abschnitte:

Liste der Bedarfe: Unter "Bedarfsanforderung" finden Sie eine Übersicht aller angeforderten Bedarfe ohne Lieferantenbezug.

Angebotsauswahl: Unter "Angebotsauswahl" sehen Sie die ausgewählten Lieferanten und Artikel, inklusive Konditionen und Zusammensetzung des Warenkorbs.

Angebotsübersicht: Zusammenfassung aller erhaltenen Angebote.

Auswahlkriterien und Begründung: Die "Berechnung des Total Cost of Ownership" listet die Auswahlkriterien auf und gegebenenfalls individuell hinzugefügte Begründungen.

Liste an Angeboten: Drei Angebote pro Bedarf, wie gesetzlich vorgeschrieben. Lagen weniger als drei Angebote vor, werden drei Anbieter aus der jeweiligen Produktkategorie aufgeführt.

Ihre Entscheidung begründen

Als Bedarfsanforderer können Sie vor Absenden Ihres Warenkorbs eine zusätzliche Begründung für Ihre Entscheidung angeben - zum Beispiel, wenn Sie auf die Warenkorboptimierung verzichten. Die zusätzliche Begründung erscheint sowohl im Einkaufsprotokoll als auch im erweiterten Bestellreport.

Tipp: Wir empfehlen Ihnen die regelmäßige Sicherung Ihrer Reports zur Erfüllung Ihrer Archivierungspflicht.

Zugriff auf das Einkaufsprotokoll gewähren

Web-Version

Unter "Nutzerverwaltung" können Sie Nutzern Berechtigungen zuweisen.

Weitere Informationen zu Nutzerverwaltung und Freigabeprozessen

Klicken Sie in der Nutzerverwaltung auf "Nutzerrechte" und wählen Sie "auf das Einkaufsprotokoll zugreifen". Klicken Sie anschließend auf "Speichern".

PunchOut-Zugang

Senden Sie eine E-Mail an support@unite.eu mit Ihrer Kundennummer und der E-Mail-Adresse des Nutzers, dem Sie Rechte zuweisen möchten. Unser Support-Team wird sich bei Ihnen melden.